Cara Mengecilkan File Excel dengan Beberapa Langkah Mudah

Microsoft Office menyediakan berbagai aplikasi yang telah disesuaikan dengan kebutuhan banyak orang. Mulai dari aplikasi untuk mengetik, MS. Word, aplikasi matematis, MS. Excel, hingga pembuat presentasi, Power Point. Khususnya Excel, terkadang menghasilkan data berukuran besar sehingga sulit untuk dikirimkan. Untuk itulah, cara mengecilkan File Excel akan dibahas pada artikel ini, agar mempermudah pengguna mengirimkan dokumen tanpa adanya kendala.

Ms. Excel sendiri sangat sering digunakan untuk menghitung dan memecahkan masalah terkait ilmu matematika dan logika. Bagi yang bekerja dengan menggunakan aplikasi satu ini, saling mengirimkan file melalui email merupakan hal yang biasa. Sayangnya, batasan size file yang dikirim seringkali menjadi masalah. Sehingga untuk mengatasinya, pengguna perlu menjalankan sejumlah instruksi kerja yang diterangkan berikut:

1. Simpan Worksheet yang Digunakan Saja

Secara default, Ms. Excel menyediakan satu sheet ketika pertama kali dokumen dibuka. Jika ada sheet lain yang kosong ketika dikirim, ternyata hal ini cukup menambah beban ukuran pada file Excel. Maka dari itu, sebelum file Excel disimpan dan dikirim, amati terlebih dahulu adakah hidden sheet atau lembar tersembunyi yang belum dihapus.

2. Ubah Format File yang Disimpan

Jika Microsoft Word memiliki format dengan ekstensi .doc atau .docx, lain hanya dengan Microsoft Excel yang umumnya berformat .xlsx. Cara mengecilkan File Excel kali ini adalah dengan mengubah ekstensinya menjadi .xlsb di mana ekstensi tersebut disebut dengan format binary. Hal ini tentunya bertujuan untuk mengkonversi file agar ukurannya lebih kecil dan ringan.

Caranya, pada tab file di ribbon Excel yang akan dikecilkan ukurannya pengguna dapat menekan pilihan “Save As”. Carilah tempat di mana file akan disimpan kemudian tekan pada pilihan “Save as type” untuk menerapkan formatnya. Temukan bacaan “Excel Binary Workbook (*.xlsb)” lalu klik. Format ini disinyalir akan menurunkan size hingga 10-20 persen dari format sebelumnya.

3. Compress Gambar

Selain berisi angka matematik, beberapa file Excel juga disisipi gambar untuk mendukung data di dalamnya. Tentunya ukuran gambar akan berpengaruh pada ukuran file ketika disimpan. Maka dari itu, mengompres gambar sebelum dimasukkan pada file Excel adalah pilihan yang tepat. Pengguna juga dapat mengecilkan ukuran gambar melalui opsi “Compress Picture” pada “Format Picture Tool”.

4. Nonaktifkan Fungsi yang Tidak Diperlukan

Kemudahan menggunakan Microsoft Excel dikarenakan banyaknya fungsi dan rumus yang bisa digunakan. Sayangnya, fungsi yang terlalu banyak dapat membuat ukuran file membengkak. Segera ubah nilai yang berisikan fungsi menjadi tanpa fungsi demi mendapatkan ukuran file yang lebih kecil. Caranya, Block seluruh data set dan tekan F5 agar muncul dialog box Go To.

Selanjutnya, tekan “Special” agar box baru berupa Go to Special dimunculkan. Pada jendela tersebut, pengguna dapat memilih “Formula” dan berikan tanda centang pada setiap bagiannya. Salin sel yang terpilih dengan menekan Ctrl + C. Kemudian pada bagian Home silakan tekan “Paste” dan pada sub menu “Paste Value” konversikan ke nilai melalui icon 123.

5. Akhiri dengan Compress File Excel ke Format ZIP

Untuk semakin memperkecil ukuran file hingga 10 -15 persen, melakukan kompresi ke dalam format ZIP wajib dilakukan. Format ini akan mereduksi size file menjadi lebih kecil dan lebih mudah ketika dikirimkan melalui surel maupun aplikasi lain.

Demikian beragam cara mengecilkan File Excel yang bisa dilakukan. Perhatikan perbedaan file Excel sebelum dan sesudah melakukan cara di atas, agar terlihat berapa besar ukuran yang telah dibuang tanpa perlu menghapus data yang penting. Selain agar dapat dikirim, file berukuran kecil juga memudahkan pihak lain untuk mengunduhnya.

Rianda
Rianda Saya seorang penulis freelance

Posting Komentar untuk "Cara Mengecilkan File Excel dengan Beberapa Langkah Mudah"