Aturan Baku Penulisan Persuratan Yang Benar Untuk Instansi

Gaya bahasa formal selalu dijaga dalam pembuatan surat resmi dari sebuah instansi. Susunannya sudah ditetapkan, serta ejaan bahasa yang digunakan juga mengikuti kaidah yang berlaku. Pertanyaannya sekarang, seperti apa penulisan persuratan yg benar untuk surat resmi tersebut?

Surat resmi mengandung beberapa unsur. Di antaranya kop surat, tanggal, lampiran, alamat yang dituju, salam pembuka dan penutup, isi, tanda tangan, nama jelas, jabatan, tembusan hingga inisial.

Penulisan setiap unsur ada aturannya. Sebagai penulis surat, Anda seharusnya lebih teliti. Karena ketelitian inilah yang akan menjaga keresmian dari sebuah surat.

Pada kesempatan kali ini, Kami akan menunjukkan aturan baku terkait penulisan persuratan yang benar pada beberapa unsur. Untuk selengkapnya, mari perhatikan informasinya berikut ini.

Aturan Kop Surat


Kepala surat berisi informasi tentang keterangan instansi yang mengirimkan surat. Keterangan ini meliputi nama dan alamat.

Untuk menjaga formalitas surat, penulisan unsur tersebut harus mengikuti kaidah yang tepat. Penulisan jalan ditulis secara utuh. Selain itu, penulisannya dimulai dengan huruf kapital.

Tidak hanya itu saja, unsur dalam alamat harusnya dipisahkan dengan tanda koma. Bukan dengan menyisipkan tanda hubung.

Kemudian bila menyertakan nomor telepon, penulisan kata Telepon harus digunakan dengan awalan huruf kapital. Kemudian diikuti dengan nomor yang mana tidak diberikan tanda hubung atau pemisah lainnya. Contohnya Telepon 123456789.

Aturan Penulisan Tanggal


Komponen ini meliputi tanggal, bulan dan tahun. Untuk kaidah penulisan persuratan yg benar terkait tanggal juga berbeda dengan kebanyakan surat pada umumnya.

Penulisan tanggal tidak perlu mencantumkan nama kota di bagian depan. Alasannya, nama kota pengirim sudah dibubuhkan dalam kop surat.

Tanggal ditulis apa adanya. Yang perlu Anda perhatikan ialah penulisan pada bulan dan tahun perilisan surat.

Untuk menulis bulan, tulis nama bulannya secara utuh. Sebaliknya, hindari penulisan bulan dengan menggunakan angka atau pun menyingkatnya. Baru kemudian susuli dengan tahun secara lengkap.

Setelah ditulis secara sempurna, usahakan untuk tidak membubuhkan tanda baca apa pun. Baik di tengah maupun di akhir. Contoh yang benar ialah 10 Februari 2021.

Aturan Penulisan Alamat


Surat resmi tentu ditujukan pada instansi lain. Anda perlu mencantumkan alamat resminya. Dan unsur yang terdapat di dalamnya meliputi nama penerima, sapaan, hingga jalan.

Dalam penulisannya, ada aturan khusus yang wajib dipenuhi. Sementara peletakannya opsional. Tetapi penempatan pada lajur kiri lebih diutamakan lantaran memberikan ruang yang lebih luas.

Untuk penulisannya, penggunaan Kepada tidak digunakan. Sebaliknya, Anda dianjurkan untuk menggunakan kata Yth (yang diikuti tanda titik) atau Yang terhormat. Setelahnya, ikuti dengan nama orang yang Anda tuju.

Dalam penulisan nama ini, perhatikan baik-baik tentang siapa yang dituju. Misalnya apakah memiliki gelar akademik atau tidak, memiliki pangkat atau jabatan dari sebuah perusahaan.

Ketika penerimanya memiliki pangkat seperti Kapten atau gelar akademik semisal Ir, penggunaan sapaan Bapak/Ibu ditiadakan. Contohnya Yth. Kapten Arifin, atau Yang terhormat Ir. Rosadi.

Sementara jika mewakili jabatan perusahaan, sapaan Bapak perlu dibubuhkan. Contohnya Yth. Bapak Maliki, B.A.

Penulisan selanjutnya ialah alamat. Ini bisa berupa jalan, gang hingga kode pos. Untuk penulisannya, tulis secara utuh tanpa disingkat. Kemudian, pastikan untuk menggunakan huruf kapital pada setiap awal kata. Begitu pula, hindari penggunaan tanda baca seperti titik atau koma.

Aturan Penulisan Salam Pembuka dan Penutup


Penulisan persuratan yg benar terkait salam ini juga perlu Anda perhatikan. Salam pembuka sendiri bisa dibubuhkan sebagaimana yang lazim digunakan.

Penulisan salam ini memanfaatkan huruf kapital di awal saja. Sedangkan kata yang mengikutinya diawali dengan huruf kecil semua. Terkecuali untuk nama penerima yang disebut.

Kemudian, ikuti dengan tanda baca koma di akhir. Contohnya Bapak Syukur yang terhormat (diikuti koma di belakangnya). Atau bisa juga dengan salam pembuka seperti Salam sejahtera (diikuti koma).

Kaidah ini juga berlaku pada penulisan salam penutup. Yakni penggunaan huruf kapital di awal yang diikuti huruf kecil pada kata seterusnya. Kemudian, dibubuhkan tanda koma. 

Sementara sisanya, Anda perlu memberikan informasi detail terkait siapa yang mengirim. Ini ditandai dengan kelengkapan informasinya serta tanda tangan pimpinan. Dengan begitu, surat ini akan dianggap resmi dan sah.

Itulah kurang lebih kaidah tentang penulisan persuratan yg benar bagi instansi atau dinas. Tulislah sesuai kaidah dan usahakan untuk menggunakan ejaan yang disempurnakan.